Datenschutzerklärung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Teilnehmende nutzen die Anwendung ausschließlich pseudonym über eine Buchungsnummer – Klarnamen oder E-Mail-Adressen von Teilnehmenden werden nicht erhoben.

• Einwilligung der betroffenen Person: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Schutz lebenswichtiger Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO
• Wahrung berechtigter Interessen, sofern die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nach Ablauf solcher Fristen werden die Daten gelöscht oder vollständig anonymisiert.

Bei jedem Aufruf erfasst unser System automatisiert folgende Daten:

• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
• IP-Adresse (gekürzt bzw. nur kurzzeitig gespeichert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten und Fehlermeldungen

Die Verarbeitung ist zur Auslieferung und für die Sicherheit der Anwendung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Protokolldaten werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht oder anonymisiert und nicht zu Marketingzwecken ausgewertet.

Sämtliche Verbindungen sind per SSL/TLS verschlüsselt. Sie erkennen dies an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

Die Anwendung verwendet keine Cookies oder Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken. Lokal im Browser gespeichert werden ausschließlich:

• Anmelde-Token und Sitzungsinformationen zur sicheren Aufrechterhaltung der Anmeldung
• Funktionale Einstellungen (z. B. eingeklappte Seitenleiste, zuletzt gewählter Lehrberuf, einmalige Hinweise)

Es handelt sich um unbedingt erforderliche Speicherungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021); eine Einwilligung ist dafür nicht notwendig. Bei Abmeldung werden die Sitzungsdaten gelöscht; Sie können sämtliche Daten jederzeit über die Browsereinstellungen entfernen.

Vor der ersten Nutzung stimmen Teilnehmende aktiv der Datenverarbeitung und der KI-gestützten Auswertung zu. Gespeichert werden die pseudonyme Benutzerkennung, die Version der Einwilligungserklärung und der Zeitpunkt. Die Einwilligung wird unveränderbar protokolliert und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

• Teilnehmende: Buchungsnummer als pseudonyme Kennung, vom Bildungsträger vergebenes Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Kurs- und Gruppenzuordnung, Gesprächskontingent
• Bildungsträger-Admins, Trainer und Plattform-Administration: Name, Benutzername, Rolle und Zuordnung zum Bildungsträger
• Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App (gespeichert wird nur der verschlüsselte Geräteschlüssel)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden mit Löschung des Kontos entfernt.

Mein Bewerbungsgespräch dient der Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche: KI-gestützte Gespräche zu einer echten Stellenausschreibung. Verarbeitet werden Gesprächsverläufe, Antworten, Ergebnisse und Anfechtungen von Bewertungen.

Ergebnisse und Fortschritte sehen ausschließlich die Teilnehmenden selbst sowie – nur wenn die Plattform-Administration dies für den Bildungsträger freigeschaltet hat – die dem Kurs zugeordneten Trainer. Bildungsträger-Admins haben keinen Einblick in Ergebnisse, Fortschritte oder Berichte.

Die Nutzung dient der freiwilligen Selbstreflexion und ist keine formale Leistungsfeststellung. Gespeichert wird für die Dauer des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO).

Das Bewerbungsgespräch wird per Sprache geführt. Deine Sprachaufnahme wird nur im Arbeitsspeicher an den KI-Dienst zur Umwandlung in Text übergeben und danach sofort verworfen. Vor Speicherung und Weitergabe wird der Text automatisch geschwärzt: erkannte Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden durch Platzhalter ersetzt. Die Fragen der Gesprächspartnerin werden vom KI-Dienst als Sprache erzeugt; dafür wird nur der Fragetext übermittelt. Audiodaten werden nicht gespeichert.

Je Buchungsnummer werden ausschließlich aggregierte Nutzungszahlen erfasst:

• Anzahl durchgeführter Bewerbungsgespräche sowie Verbrauch und Restbestand des Kontingents
• Anlage-, Ablauf- und letzter Aktivitätszeitpunkt
• Kurs- bzw. Buchungsnummer für Sammelabrechnungen und Abrechnungsstatus

Gesprächsinhalte fließen nicht ein. Empfänger sind der jeweilige Bildungsträger und – falls vorgesehen – die zuständige Förderstelle (z. B. AMS, WAFF), jeweils pseudonym. Aufbewahrung bis zu 7 Jahre gemäß § 132 BAO (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

Über den Bereich „Support" gesendete Nachrichten werden gespeichert und sind ausschließlich für die Plattform-Administration einsehbar – nicht für andere Bildungsträger, Trainer oder Teilnehmende. Sie werden nur zur Bearbeitung der Anfrage genutzt und nach spätestens 2 Jahren gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Bei Kontakt per E-Mail werden die übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und nach spätestens 2 Jahren gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Anwendung, Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher (Object Storage) werden bei der Hetzner Online GmbH auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Die Daten verbleiben innerhalb der Europäischen Union. Die Server sind nach dem Stand der Technik gesichert, Datenbestände werden verschlüsselt gespeichert und regelmäßig gesichert.

Automatische E-Mails der Plattform (z. B. Zugangsdaten, Bestätigungen) werden über die ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich versandt und empfangen. Der Versand dient ausschließlich der Abwicklung des Nutzungsverhältnisses und enthält keine darüber hinausgehenden Inhalte; Werbe- oder Newsletter-E-Mails werden nicht versandt.

Wir setzen KI-Modelle der OpenAI Ireland Ltd. über deren Programmierschnittstelle (API) ein. Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Zwecke der Verarbeitung:

• Bewerbungsgespräch: Die KI spielt die Gesprächspartnerin und erstellt am Ende ein Feedback. Übermittelt werden der Gesprächsverlauf der aktuellen Sitzung und die bereinigte Stellenanzeige.
• Sprachantworten: Die Aufnahme wird nur im Arbeitsspeicher an die Transkription übergeben und nie gespeichert. Der Text wird vor Speicherung und Weitergabe automatisch um E-Mail-Adressen, Telefonnummern und erkannte Namen bereinigt.
• Stellenanzeige: Unser Server lädt die Anzeige selbst; die Internetadresse wird nicht an OpenAI übermittelt. Übermittelt werden nur Stellenbezeichnung, Aufgaben, Anforderungen, Angebot und Unternehmensangaben. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Ansprechpersonen werden vorher lokal entfernt. Die KI nutzt keine Websuche.
• Anschreiben-Entwurf: Übermittelt werden ausschließlich Stelle, Unternehmen, bereinigter Anzeigentext, gewählte Stärken, die eigene Intention (vorher bereinigt) und der gewünschte Ton. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Foto, Lebenslauf, Schwächen, Ansprechperson und Anrede verlassen den Browser nicht.

Niemals übermittelt werden Buchungsnummer oder Name der Nutzenden. Die automatische Namenserkennung arbeitet nach dem Stand der Technik, kann aber nicht jeden Namen sicher erkennen. Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine Namen oder Kontaktdaten Dritter ein.

Speicherdauer bei OpenAI: Über die API übermittelte Daten werden von OpenAI nicht zum Training der Modelle verwendet und zur Missbrauchserkennung höchstens 30 Tage aufbewahrt, danach gelöscht. Bei uns gespeichert werden nur Gesprächsverläufe und Feedback (für die Dauer des Nutzungsverhältnisses); Bewerbungs-Stammdaten, Foto und Anschreiben liegen nur in Ihrem Browser und werden beim Abmelden gelöscht.

Keine Entscheidungen über Personen: Die KI-Ergebnisse sind Übungs-Feedback und Textentwürfe. Sie werden nicht für Entscheidungen über Personen, etwa über Einstellung, Kursabschluss oder Förderung, verwendet. KI-generierte Inhalte sind gekennzeichnet; jede KI-Bewertung kann angefochten und von einem Menschen überprüft werden. Details siehe KI-Transparenz.

Drittlandübermittlung: OpenAI kann Daten auch in den USA verarbeiten. OpenAI ist nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit OpenAI sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Übungsfunktion) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung vor der ersten Nutzung).

Es werden keine Dienste wie Google Analytics, Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar, Matomo oder vergleichbare Tracking-Tools eingesetzt. Es findet kein Tracking, keine Profilbildung und keine Werbung statt.

Zur Nachvollziehbarkeit nach EU AI Act werden Start, Gesprächsbeiträge, Bewertungen, Anfechtungen und menschliche Überprüfungen protokolliert – ausschließlich mit Pseudonymen statt Namen. Die Protokolle sind nur für die Plattform-Administration einsehbar und werden nach den festgelegten Aufbewahrungsfristen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Sie betreffenden Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).

Sie können die Berichtigung bzw. Vervollständigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Sie können die unverzügliche Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern ein Grund nach Art. 17 DSGVO vorliegt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wurden Daten berichtigt, gelöscht oder eingeschränkt, werden alle Empfänger darüber informiert (Art. 19 DSGVO).

Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten (Art. 20 DSGVO).

Sie können der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die KI-Bewertungen dienen der Selbstreflexion und entfalten keine rechtliche Wirkung; eine Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Jede Bewertung kann angefochten und menschlich überprüft werden.

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.